¿Cómo los OKR mejoran las reuniones en tu organización?


Por Sonsoles Martín Naranjo.

Reuniones, reuniones y más reuniones… por todas partes: presenciales, meets, zoom, teams… y alguna más. Hemos sido capaces de trasladar lo bueno y lo malo del presencial al mundo virtual.

Entre las principales causas de ineficiencia de las reuniones es que el objetivo está poco claro. ¿Te suena? A menudo, confundimos el objetivo con el tema, es decir, todos sabemos de qué se va a hablar, pero no la decisión que hay que tomar. Efectivamente, hacemos “reuniones temáticas”. En consecuencia:

  • La reunión no tiene fin: hablamos largo y tendido sobre el asunto, pero cuesta tomar una decisión.
  • Falta de compromiso de los participantes: ya han dicho lo que tenían que decir y se pospone la decisión.
  • Suelen acabar con la necesidad de “recoger más información” y esto suele recaer sobre uno o dos que pueden convertirse en generadores de nuevas reuniones… para volver a reunirnos.

¿Te suena?

Todos hemos pasado por ello. La ronda de actualizaciones de los departamentos, una persona hablando, gente escuchando a medias o mirando su teléfono.

Perdemos mucha productividad atrapados en reuniones y, estadísticamente, a la mayoría nos generan frustración… ya que, luego queda trabajar. Lo cierto es que estamos asistiendo a un desbordamiento de reuniones para demostrar que trabajamos.

Cuando los OKR (Objetivos y Resultados Clave) se implementan bien, pueden cambiar el funcionamiento de una organización y especialmente de sus reuniones. ¿Cómo?

  • Centradas en prioridades comunes

Una reunión con OKRs deja claro cuáles son las prioridades, a diferencia de las actualizaciones más amplias individuales o departamentales. Cuando una reunión se centra en prioridades comunes y en indicadores claramente definidos para el progreso, es más probable que salgamos con una idea clara y compartida de: ¿para qué la reunión era importante?, y ¿qué tenemos que hacer antes de la siguiente?

  • Resolución colectiva de problemas

Establecer y debatir los OKRs hace que surjan regularmente preguntas cómo: ¿Por qué no hemos avanzado tanto como nos habíamos comprometido?

Si nuestros resultados clave se están retrasando: ¿Tenemos el plan adecuado para reconducir la situación y cumplir nuestros objetivos?

O, por el contrario, si ya hemos alcanzado los objetivos: ¿Hasta dónde podemos llegar?

  • Generando conversaciones relevantes

Teniendo en cuenta que los resultados clave se decidieron colectivamente, alimentan el debate y el trabajo en equipo. Las preguntas se basan en las métricas definidas con los OKR y fomentan conversaciones para alinear y recordar a las partes interesadas para qué se reúnen.

  • Resultados, NO tareas

Sin los OKRs, las reuniones suelen centrarse en las tareas y no en lo que hemos progresado hacia el objetivo. Cuando no se avanza lo suficiente en un OKR, los interesados se preguntan: «¿Por qué?». A medida que los OKR cambian la mentalidad del equipo de la tarea al resultado, se evitan las justificaciones y se centra en las soluciones.

  • Reuniones más concretas significan menos reuniones (o más cortas)

Hay quienes aseguran reducir hasta en un 80% las reuniones. En lugar de las reuniones temáticas, aplicamos las herramientas de OKR para mantener el pulso de los proyectos e impulsarlos. Así, podemos cambiar nuestras «reuniones de seguimiento» semanal de dos horas por «una conversación muy centrada de 15 minutos sobre los OKR».  En lugar de repasar una exhaustiva «lista de TO DO», se identifica rápidamente en qué se progresa adecuadamente, y se toman decisiones importantes para reconducir los resultados menos positivos. Incluso da tiempo a debatir el nivel de confianza en la consecución de cada resultado clave.

De modo que se reduce la frustración y se aumenta la productividad al conseguir:

  • Alivio al disponer de más tiempo
  • Mayor control sobre nuestro trabajo
  • Acometer expectativas realistas
  • Centrarse en los que de verdad importa

Y, ésta, es solo una de las ventajas de los OKR en el cambio cultural de las organizaciones.

PRÓXIMAS JORNADAS PRESENCIALES: Liderando con OKR

07 y 08 de julio de 2021 de 9h a 19h

Información e inscripciones aquí

Acerca de La Salle IGS

La Salle es una organización con más de trescientos años de dedicación a la formación que ha implantado más de mil centros educativos en ochenta y dos países de los cinco continentes. Setenta y tres de esas entidades son Universidades. Este hecho ha proporcionado a La Salle la capacidad para adaptar sus principios educativos a las diversas necesidades locales, que cubren un amplio espectro entre el Manhattan College de New York y el Institut Supérieur Agricole de Beauvais (Francia), o entre el Bishop Ndingi Mwangaza College de Nakuru (Kenia) y la De La Salle University de Manila (Filipinas), por citar algunos ejemplos. El Centro Superior de Estudios Universitarios de Madrid, con más de cincuenta años de compromiso con la educación, ha recogido y actualizado la larga tradición de La Salle, profundizando en las cuestiones esenciales que definen la formación de un profesional de nuestros tiempos. La implementación de programas activos de garantía de la calidad, la inversión en nuevas tecnologías aplicadas a la formación, la confianza en la creatividad y la innovación, y la creencia firme en que la colaboración con otras entidades nacionales y extranjeras es el secreto del éxito, definen de modo preciso sus fundamentos educativos. La oferta del Centro Superior de Estudios Universitarios La Salle está ordenada en torno a tres ejes: * La Educación en su sentido más amplio, es decir, la Educación en todos los niveles y en su dimensión formal y no formal. * Las Ciencias de la Salud, orientadas tanto a la prevención como a la rehabilitación. * La Gestión y la Tecnología, fundamentalmente especializada en la creación de programas de formación que aúnan aplicabilidad empresarial con rigor universitario. El Centro Superior de Estudios Universitarios La Salle pertenece a la AIUL (Asociación Internacional de Universidades La Salle).

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Esta entrada fue publicada el junio 14, 2021 por en la salle international graduate school.
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