Y después de SAP… qué


José Fernández Marquina. Coordinador del Máster SAP en La Salle IGS

Seguro que muchos de vosotros recordáis el día en que la dirección de vuestra organización os comunicó: “dentro de poco dejaré de escuchar vuestras quejas respecto a nuestro actual sistema porque… ¡vamos a implantar SAP!”. Esta decisión, que habitualmente genera unas expectativas muy elevadas, supone en realidad el emprender un camino, muchas veces tortuoso, cuyo resultado final depende de diversos factores y de la anticipación con la que podamos gestionarlos.

Ya en el día a día del proyecto de implantación, seguro os habréis enfrentado a alguna de estas situaciones:

– Nos falta conocimiento en la herramienta para llegar a definir un buen modelo objetivo. Se van tomando decisiones sin conocer bien las consecuencias.

– No se ha realizado un correcto dimensionamiento de los recursos internos necesarios, tanto de las áreas de usuarias como de personal de sistemas de información, para abordar las tareas de proyecto.

– No se ha valorado con la profundidad que requiere el impacto en la organización y en los procesos internos. Los cambios en los procedimientos de trabajo no están claros, o incluso no se han documentado.

– Se ha minusvalorado la gestión del cambio, la formación y las necesidades de comunicación a todos los niveles.

– … y muchas otras que seguro habréis padecido.

Si me admitís un consejo, poned los medios para realizar una buena fase de análisis. Es importante poner de manifiesto estos y otros aspectos (económicos, de evolución posterior, etc.). Si no lo hacemos, corremos el riesgo de tomar la decisión de ir a SAP sin conocer todas las implicaciones de dicha decisión.  En esta fase de análisis, resulta crítico apoyarse en un equipo de consultoría con experiencia en este tipo de proyectos y, a mi entender, diferente de la empresa de servicios que pensamos pueda realizar la implantación posterior.

Con independencia de lo anterior, los verdaderos beneficios de un proyecto de implantación de SAP se no ciñen únicamente a la “foto” del momento crítico del arranque ni a los meses inmediatamente posteriores.

Con el paso del tiempo, se dispone de un conocimiento más profundo de la aplicación por parte de las áreas usuarias y de un nivel de información suficiente para analizar el funcionamiento del modelo implementado. Si a esto le unimos el incremento gradual del nivel de satisfacción con la herramienta, es el momento para empezar a rentabilizar la inversión realizada, abordando iniciativas de mejora tales como:

– Proyectos de reingeniería de procesos y procedimientos.  En muchas organizaciones se aprecia la necesidad de la simplificación y la reducción de tiempos sobre procesos ya implementados en el sistema. Se tiende a procesos más estándar e integrados entre las diferentes áreas de la organización. Algunos ejemplos de este tipo de proyectos serían:

La gestión integral de las inversiones.

– El rediseño de los flujos de compra, con aprobaciones mediante firma digital.

– La integración de terceros en los procesos: apertura de los procesos de compra a proveedores, facturación electrónica, etc.

– Proyectos de reducción de costes. Son menos típicos, pero pueden llegar a representar un “quick win” para las organizaciones. Se basan en poner en marcha acciones con el objetivo de conseguir reducciones sobre algunos epígrafes de la cuenta de resultados, tras el análisis detallado de la información recogida en el sistema. En algunos casos, este tipo de proyectos se abordan con el apoyo de empresas consultoras bajo un esquema de colaboración “ganar/ganar” (el coste de los servicios de consultoría se relaciona directamente con el ahorro conseguido).

– Proyectos de concentración de funciones. Es uno de los “clásicos”. El disponer de una aplicación estándar y unos procesos más homogéneos a lo largo de la organización, es un claro acelerador para realizar una convergencia de funciones. En un segundo paso, esta convergencia de funciones podría llevar al establecimiento de Centros de Servicios Compartidos (tanto de sistemas, como funcionales). Este tipo de Centros trabaja con acuerdos de nivel de servicio internos que pueden medirse con relativa facilidad a partir de los datos introducidos en la aplicación. El paso siguiente que ya han dado muchas organizaciones es la externalización de muchas de estas funciones.

– Y otras iniciativas que seguro ya tenéis en mente …

Confío en que esta reflexión os anime a apostar por SAP y aprovechar las oportunidades que os puede llegar a brindar para avanzar en la eficiencia de vuestras organizaciones.

José Fernández Marquina

Coordinador del Máster SAP Escuela de Negocios La Salle (Madrid)

SINGLE CONSULTING S.A. www.singleconsulting.com

Acerca de La Salle IGS

La Salle es una organización con más de trescientos años de dedicación a la formación que ha implantado más de mil centros educativos en ochenta y dos países de los cinco continentes. Setenta y tres de esas entidades son Universidades. Este hecho ha proporcionado a La Salle la capacidad para adaptar sus principios educativos a las diversas necesidades locales, que cubren un amplio espectro entre el Manhattan College de New York y el Institut Supérieur Agricole de Beauvais (Francia), o entre el Bishop Ndingi Mwangaza College de Nakuru (Kenia) y la De La Salle University de Manila (Filipinas), por citar algunos ejemplos. El Centro Superior de Estudios Universitarios de Madrid, con más de cincuenta años de compromiso con la educación, ha recogido y actualizado la larga tradición de La Salle, profundizando en las cuestiones esenciales que definen la formación de un profesional de nuestros tiempos. La implementación de programas activos de garantía de la calidad, la inversión en nuevas tecnologías aplicadas a la formación, la confianza en la creatividad y la innovación, y la creencia firme en que la colaboración con otras entidades nacionales y extranjeras es el secreto del éxito, definen de modo preciso sus fundamentos educativos. La oferta del Centro Superior de Estudios Universitarios La Salle está ordenada en torno a tres ejes: * La Educación en su sentido más amplio, es decir, la Educación en todos los niveles y en su dimensión formal y no formal. * Las Ciencias de la Salud, orientadas tanto a la prevención como a la rehabilitación. * La Gestión y la Tecnología, fundamentalmente especializada en la creación de programas de formación que aúnan aplicabilidad empresarial con rigor universitario. El Centro Superior de Estudios Universitarios La Salle pertenece a la AIUL (Asociación Internacional de Universidades La Salle).

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